Todos estamos un poco cortos de tiempo. Decimos cosas como “No hay suficiente tiempo en el día”, o “No sé de dónde voy a sacar el tiempo”, y “Nunca tengo tiempo para mí mismo”. La gestión eficaz del tiempo es una habilidad que muchos desean pero que pocos tienen.

Creemos que nunca tenemos suficiente tiempo porque estamos muy ocupados respondiendo a los desafíos inesperados de la vida, o eso queremos creer. Cuando parece que liberamos un poco de tiempo para nosotros mismos, aparece otra cosa ‘urgente’ que necesita nuestra atención.

Además, parece que incluso cuando no tenemos nada que hacer con urgencia, no podemos encontrar el tiempo para manejar nuestras tareas diarias para empezar.

Entonces, ¿cómo encontramos el tiempo para hacer algo? Este artículo es complementario de un vídeo sobre cómo administrar tu tiempo que podrás encontrar aquí.

La gestión del tiempo comienza con la organización

El manejo eficaz de tu tiempo no requiere años de estudio, ni es algo que pocos sean capaces de dominar. De hecho, cualquiera puede gestionar su tiempo siempre y cuando recuerde que la organización siempre debe tener prioridad.

Sin organización, es difícil ver lo que se necesita lograr en el día y cuán importante es cada una de estas cosas para sus metas a largo plazo.

Cuando organizas como usarás tu tiempo, no sólo aumenta tu capacidad de administrar tus tareas diarias de manera eficaz, sino que también aumenta la probabilidad de poner el tiempo donde realmente cuenta: hacia esos objetivos a largo plazo, hacia tus propósitos de vida.

Si nunca ha establecido ningún objetivo de este tipo, ahora es el momento de empezar porque es un requisito previo indispensable para una gestión eficaz del tiempo.

¿Por qué es tan importante el establecimiento de objetivos?

El establecimiento de objetivos es sólo una parte del proceso de cuatro partes de la gestión eficaz del tiempo. Sin embargo, si no sabes a qué apuntas, podrías pasar tus días dando vueltas y frustrándote repetidamente.

Si quieres administrar tu tiempo de manera eficiente y lograr tus sueños en el proceso, entonces tienes que asegurarte de ser claro y conciso con lo que quieres de la vida y, luego podrás pensar en lo que debes hacer, un día a la vez.

Sobre lo importante de tener un propósito de vida, y lo que ocurre cuando no se tiene, te hablo desde el minuto 1:15 de m vídeo. Además, te cuento una divertida anécdota en el minuto 13:40 que involucra a un polémico político colombiano.

Primer Paso. Establecer metas claras

Un requisito indispensable para poder administrar tu tiempo de manera efectiva es establecer metas claras sobre lo que quieres en la vida. Puedes pensar que ya sabes lo que quiere, aunque no lo tengas escrito en un papel.

Si este es el caso, entonces estás muy equivocado. ¿Por qué? Porque establecer metas claras en el papel es notablemente diferente a simplemente establecerlas en tu cabeza.

La fijación pasiva de metas hace menos probable que puedas administrar bien tu tiempo. Esto puede conducir a una grave frustración, porque en el fondo puede que sepas lo que quiere, pero no has organizado esos deseos en objetivos claros.

Por esta razón, establece activamente tus metas decidiendo exactamente lo que quieres, cuándo lo quieres y por qué lo quieres. Tienes que ser absolutamente preciso aquí cuando haces esto.

No tengas miedo de escribir exactamente qué es lo que quieres, hasta el último detalle. No digas simplemente que quieres mucho dinero, di la cantidad exacta de dinero que quieres, en qué fecha específica lo quieres y por qué lo quieres.

Segundo Paso. Organízate

Una vez que hayas establecido tus metas, tienes que organizarlas. ¿Cuáles son tus metas a largo plazo? ¿Cuáles son tus metas a corto plazo? Desglosa tus metas a largo plazo en hitos, de modo que tengas un objetivo al que apuntes cada mes, semana y día.

Cuando sepas lo que quieres lograr dentro de un año, puede fácilmente desglosarlo en objetivos mensuales, semanales y diarios. Una vez que tenga su lista de metas organizada en hitos, entonces sabrás a qué estás apuntando en cada instante de tu vida.

Cuando te despiertes en la mañana, podrás tener un mejor sentido de tu verdadero propósito. Cuando puedes organizar los objetivos en hitos, y colocas esa lista delante de ti, tu mente no puede ignorar lo que hay que hacer.

Si eliges no organizarte, tu mente tiene una forma más fácil de ayudarte a evitar esas tareas diarias tan importantes todos los días. A esto se llama postergación (o procrastinación) y hablaré de esto al final de este artículo.

Pero, ¿cómo saber si estás avanzando o no en el logro de tus objetivos? Te hablo de los indicadores en el minuto 19:40 del vídeo.

Tercer Paso. Priorizar el tiempo

En 1994 Stephen D. Covey publicó un libro titulado 7 Hábitos de la Gente Altamente Eficaz, donde discutió un sistema para manejar el tiempo que fue introducido originalmente por Dwight D. Eisenhower.

Este sistema divide las actividades en cuatro cuadrantes basados en dos factores: la urgencia y la importancia. Por lo tanto, tu su día, una tarea puede ser categorizada por estos dos factores. Son los siguientes:

• Cuadrante 1 – Emergencias y crisis: Lo urgente e importante
• Cuadrante 2 – Objetivos a largo plazo: No son urgentes, pero son importantes
• Cuadrante 3 – Interrupciones: Urgente pero no importante
• Cuadrante 4 – Distracciones: No Urgente y No Importante

Cuando miras la lista de hitos y tareas diarias, es posible categorizar el área en la que se encuentra cada uno de ellos. La mejor manera de instituir efectivamente este método es pasar una semana rastreando todo lo que haces.

¿Dónde se consume tu tiempo? Anótalo. Si pasaste 15 minutos haciendo llamadas telefónicas a los proveedores, anótalo. Una hora en el supermercado, anótalo. Al final de cada día de la primera semana, coloca cada tarea que identificaste en el cuadrante correspondiente.

¿Cuánto tiempo pasaste viendo Netflix? Esto iría en el cuadrante 4. ¿Cuánto tiempo pasaste trabajando en tu proyecto de vida? Esto iría en el cuadrante 2. Y así sucesivamente. Después de la primera semana, fíjate en cuánto tiempo consumiste en cada cuadrante.

El objetivo en la vida es pasar tanto tiempo en el cuadrante 2 y tan poco tiempo en el cuadrante 4 como sea posible. Pero sin desatender las tareas del cuadrante 1, que son vitales.

Todas las tareas del cuadrante 3 deberían delegarse, siempre esto sea posible. Esto incluye cosas como atender a proveedores, contestar correos electrónicos, atender trámites bancarios o burocráticos, etc.

Cuarto Paso.  Destruir la postergación

Todos decimos que queremos lograr algo, pero cuando se trata de administrar nuestro tiempo con algún sentido de eficiencia, parece que no podemos lograr las cosas. La postergación, también conocida como procrastinación, parece estar a la vuelta de cada esquina.

Sin embargo, la única manera de evitar la postergación es estar completamente consciente de lo que hay que hacer. Si puedes establecer metas claras, organizarte y priorizar tu tiempo, estarás bien encaminado para destruir cualquier propensión a procrastinar.

Te propongo una estrategia de gestión de actividades diarias en el minuto 36:32 del vídeo. Acá te cuento como dividir tus actividades en tres niveles; Oro, Plata y Bronce. Te enseño además a identificarlas y a priorizarlas correctamente.