Cómo elaborar un business case
Un business case, o caso de negocio, es el documento más importante que necesitarás escribir para un proyecto. Explica por qué tu organización invertirá tiempo y recursos en un proyecto. Sin un caso de negocio sólido, es poco probable que tu proyecto obtenga la aprobación.
Probablemente estás leyendo este artículo porque quieres saber cómo elaborar un business case. Tal vez tu empresa se está embarcando en un gran proyecto para desarrollar un nuevo producto. O tal vez estás pensando en mudarte de casa para que su familia pueda disfrutar de una vida mejor.
En cualquier caso, la razón por la que se elabora un caso de negocio es para asegurarse de que la inversión vale la pena. Este artículo te explica, de forma práctica, que es, para qué se necesita y cómo elaborar un business case.
¿Qué es un business case?
Un caso de negocio es la justificación de alguna actividad emprendida por tu organización.
En este se ponderan los plazos, costes y riesgos de realizar la actividad frente a los beneficios que se obtendrían.
También puedes utilizar un caso de negocio para justificar una inversión que hagas en tu vida personal. Por ejemplo, cuando está pensando en mudarte a otra casa.
Tú y los tuyos deben comprender los costos de la mudanza, los plazos y los riesgos que implica, y sopesarlos con los beneficios que se obtendrán, por ejemplo, ahorrar tiempo viajando a su oficina, o que sus hijos puedan ir a una escuela mejor.
¿Por qué se necesita un business case?
Los proyectos no deben comenzar por capricho o por vanidad. Para las organizaciones empresariales, la justificación de un proyecto suele adoptar una forma comercial, es decir, evaluar cuánto dinero podría obtenerse de la inversión.
Para las organizaciones gubernamentales, la justificación probablemente no sea comercial, sino que podría basarse en la relación calidad-precio para lograr ciertos beneficios.
¿Quién usa la información de un business case?
Los casos de negocio pueden ser utilizados por muchos niveles diferentes de la dirección dentro de una organización.
Normalmente, son utilizados por una oficina de planificación para ayudar a decidir qué proyectos contribuirán a los objetivos estratégicos de la organización
De esta manera, pueden filtrar las malas ideas y sólo financiar proyectos que contribuyan a los objetivos estratégicos.
¿Qué forma tiene un business case?
Los casos de negocio pueden tomar muchas formas. Las herramientas que se utilizan para crear una son también muchas y variadas. Lo que siempre debe recordar es que un caso de negocio no tiene que ser un documento muy largo.
De hecho, un business case debe ser lo más breve posible, y sólo debe incluir la información más importante. De este modo, reduces el ruido y proporcionas a los responsables de la toma de decisiones la información adecuada para que puedan tomar decisiones sensatas.
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Business case preliminar
La profundidad de análisis requerida que debes documentar para apoyar tu caso de negocio se basará en el tamaño y la complejidad de la decisión de inversión.
Como es lógico, una decisión importante, que involucra un gran desembolso de recursos, requiere mayor análisis y justificación.
Para grandes inversiones y proyectos de alto riesgo, a menudo se prepara un business case preliminar como primer paso para elaborar el documento completo. Este se utiliza para decidir si el proyecto merece ser investigado con más detalle.
Todo esto debe prepararse en una fase temprana del proyecto antes de que se haya tomado la decisión de iniciar el proyecto.
Pasos para elaborar un business case sólido
El proceso de desarrollo del business case es muy importante; un proceso bien ejecutado le permitirá tomas decisiones que aumentan los beneficios y el valor mientras se reducen los riesgos.
Esto también traerá como consecuencia una probabilidad mucho mayor de obtener apoyo e inversión para ejecutar el proyecto. Aquí están los cinco pasos clave para crear el caso de negocio.
Paso 1: Confirmar la oportunidad
Describe la situación y la oportunidad de negocio que has identificado. Esto incluirá los antecedentes del proyecto, la lógica de inversión y los requisitos comerciales de alto nivel.
Paso 2: Analizar y desarrollar las opciones preseleccionadas
Identifica los enfoques alternativos y seleccionar tres o cuatro opciones para analizar. Recopila información sobre cada alternativa, analiza las opciones y desarrollalas en detalle.
Paso 3: Evaluar las opciones
Evalúa cómo las alternativas permiten alcanzar los objetivos del negocio, y luego seleccionar la opción preferida, teniendo en cuenta el valor estratégico y financiero que se crea en su ejecución, junto con los riesgos asociados.
Paso 4: Estrategia de implementación
Crear el plan de implementación de la opción preferida, detallando cómo lograr los objetivos de negocio, quién será responsable de cada hito y cómo mitigar los riesgos del proyecto.
Paso 5: Recomendación
Acá se llega cuando se ha confirmado la idoneidad de la opción recomendada. Es hora de crear los documentos del business case y presentarlos a la junta y al equipo directivo para su aprobación.
Estructura de un business case
Un caso de negocio debe guiar al lector a través del problema, considerar varias soluciones y finalmente decidir cuál es la mejor opción. Por lo tanto, necesita una estructura clara, con muchos títulos y subtítulos.
Muchas organizaciones tienen una plantilla para casos de negocio, que establece la estructura y el formato necesarios, así que compruebe si hay uno en tu empresa antes de empezar.
Las secciones que normalmente se requieren en un caso de negocio son:
Resumen Ejecutivo
El resumen ejecutivo condensa todo el caso de negocio, incluyendo tu recomendación final. A menudo es mejor que se escriba al final del resumen, cuando se tiene claro el curso de acción recomendado y por qué.
Recuerda que algunos responsables de la toma de decisiones sólo leerán el resumen ejecutivo, por lo que debes asegurarte de que has incluido todo lo relevante.
Introducción
En esta sección se presenta el caso de negocio y se explica brevemente de qué se trata.
Planteamiento del problema
Este debe ser un párrafo breve en el que se exponga el problema. Debe relacionarse con la estrategia o visión de la organización para demostrar que la solución del problema es importante.
Análisis
Esta sección proporciona una descripción más detallada del problema y de por qué es importante abordarlo. Debe incluir cualquier análisis que tu u otros hayan realizado para identificar el impacto del problema o las razones del mismo. Las pruebas y números concretos siempre son útiles.
Discusión de Posibles Opciones
Debe identificar y discutir todas las opciones posibles para abordar el problema, incluyendo no hacer nada, que siempre será una opción. Para cada uno de ellos, es necesario discutir:
- Los beneficios: por qué sería una buena idea hacerlo, incluida la medida en que aborda el problema;
- Los costos, incluidas la necesidad de recursos.
- El plazo probable para ejecutar el proyecto, y para ver el retorno de la inversión.
- Los riesgos, tanto de hacerlo exitosamente como de no implementar la solución al problema.
En la medida de lo posible, deben ser realistas y, preferiblemente, estar respaldados por datos sólidos. Cuando hayas hecho una estimación, ésta debe basarse en una fuente razonable, que debes citar si es posible.
Recomendación
Por último, debes hacer una recomendación sobre cuál es la mejor opción, sopesando los costos y beneficios.
Dependiendo de la naturaleza del business case, puede que en esta etapa sea necesario incluir una consideración más detallada de la opción elegida.
Alternativamente, podrías incluir un análisis más detallado en un apéndice, incluyendo todos los datos de apoyo, o proporcionar un informe posterior con todos los detalles del proyecto.
Esto demostrará que has pensado en el proyecto con cierto detalle y que tienes una idea razonable de cuánto tiempo tomará, qué recursos serán necesarios y cómo mitigar los riesgos.
Esto debería ayudar a los tomadores de decisiones a evaluar si la organización es actualmente capaz de llevar a cabo el proyecto, o si se necesitarán recursos adicionales.
