Antes que las restricciones de viajes y el confinamiento se hiciera la norma en gran parte del mundo, muchas empresas ya se esforzaban por potenciar el trabajo a distancia. La propagación del coronavirus ha convertido las oficinas virtuales en la forma de trabajo más común.

Y esta tendencia parece irreversible. Aunque el confinamiento se relaje y las empresas puedan utilizar sus oficinas con libertad, las restricciones de movilidad entre países durarán meses en el mejor de los casos. El home office llegó para quedarse.

Pero existe una gran preocupación sobre la productividad cuando la interacción prescinde del contacto personal. Existen múltiples razones por las que la productividad se resiente en una oficina virtual.

Por un lado, tenemos la licencia que se toman muchos empleados para hacer multitarea durante las reuniones. Al no tener supervisión directa, el empleado simplemente descuida la conversación y deja que otros dominen la discusión mientras se dedican a otra cosa.

Pero otro de los desafíos de este tipo de interacción tiene que ver con algo mucho más sutil. La falta de interacción personal puede crear una ausencia de esas señales físicas que utilizamos para comunicarnos.

La importancia del lenguaje corporal

No hay duda de que tu lenguaje corporal es una parte extremadamente importante de cómo te comunicas con tus compañeros de equipo. La mayor parte de la comunicación es visual, pero es algo que no apreciamos hasta que nos falta.

Debido a que estamos tan acostumbrados a vernos en una oficina física, es fácil dar por sentado el lenguaje corporal. Sin embargo, el lenguaje corporal nos proporciona importantes pistas visuales de lo que la gente está diciendo.

Desde pequeños detalles como las expresiones faciales o tu postura, lo tenso o no que está tu cuerpo, hasta tus gestos. Tu lenguaje corporal añade un gran significado a tus palabras.

¿Quieres hacer un experimento? Si tienes algún vídeo de una reunión antigua, prueba a mirarlo con el sonido desactivado. Quizás te sorprendas.

Los equipos de trabajo a distancia se reúnen cara a cara menos a menudo, por lo que hay menos lenguaje corporal y tienes que ser más sensible a las señales escritas y habladas.

Esto significa que tienes que usar otros medios para identificar las emociones y saber si todos están obteniendo la información necesaria. Aquí hay algunas ideas para comunicarse cuando el lenguaje corporal es limitado o no está disponible.

Utilizando herramientas visuales

En las oficinas virtuales se pueden utilizar una serie de herramientas para poder añadir el componente no-verbal a la comunicación. La videoconferencia, utilizando herramientas dedicadas o de propósito general como Zoom y Skype son un ejemplo de esto.

Muchos gerentes piensan erróneamente que una videoconferencia es muy similar a una reunión cara a cara. Pero, aunque ciertamente se trata algo mejor que nada, existen una serie de retos y limitaciones:

• Retrasos en la transmisión de audio y vídeo. Con frecuencia se pierde la sincronización entre la imagen y el sonido, haciendo más difícil comprender completamente el contexto gestual de lo que se dice.
• La falta de contacto visual, ya que a menudo es difícil mirar a la cámara. Aunque existen algunos trucos para mejorar esto, la mayoría de los participantes nunca mantienen su vista cerca de la cámara.
• Distracciones de fondo. En persona podemos aislar mejor al sujeto de su contexto, pero en las videoconferencias nuestro cerebro tiende a prestar atención por lo que ocurre al fondo de nuestro interlocutor.

Todo lo anterior puede hacer que las conversaciones se sientan remotas y desarticuladas. Las reuniones a menudo parecerán más formales de lo que son, y los silencios incómodos lo serán aún más.

Consejos para mejorar la comunicación con herramientas visuales

• Presta mucha atención a las personas cuando hablen. Las señales visuales de su comunicación no-verbal están aún presentes, solo debes prestar más atención.
• Usa un lenguaje corporal sin ambigüedades. Utiliza las expresiones de tu rostro y tu cuerpo de forma inteligente para dar a entender tu punto.
• Escoge un fondo no llamativo y procura que la vista no sea interrumpida por personas pasando ni objetos llamativos. Utiliza buena iluminación en el primer plano.
• Mantén las reuniones cortas y centradas en un solo tema.
• Programa las reuniones a una hora que sea conveniente para todos los asistentes

Sin herramientas visuales

A veces será necesario celebrar una reunión, pero no todos los participantes tendrán acceso a herramientas visuales. La reunión sigue siendo “en vivo”, por lo que todavía tienes interacción verbal. Esto presenta retos adicionales:

• La falta de atención, por ejemplo, revisar mensajes y correos electrónicos mientras la reunión ocurre fuera de nuestra atención.
• Participación sesgada, por ejemplo, algunas personas están en video mientras otras no.
• Entorpecimiento de la comunicación, ya que la gente no puede captar el lenguaje corporal, requiriendo más tiempo y más información verbal para comprender la información.

Todo esto provoca que, aunque estas reuniones pueden parecer bastante eficientes, ya que a menudo se habla menos, el acuerdo entre sus participantes es incierto pues no todos están recibiendo la misma información.

Consejos para mejorar la comunicación sin herramientas visuales

• Pide aclaraciones con frecuencia, tanto para la información como para las decisiones. La reiteración puede aumentar la comprensión de la información.
• Solicita comentarios de todos los asistentes sobre cada punto clave. Esto mantiene a los participantes atentos e interesados.
• No interrumpas a la gente demasiado rápido ya que a veces necesitan explicar con más detalle debido a la falta de lenguaje corporal

Trabajando asincrónicamente

Para la mayoría de nosotros, el intercambio de información y la toma de decisiones ya no depende del contacto interactivo en tiempo real con nuestros equipos. El correo electrónico, la mensajería instantánea y hasta las plataformas de trabajo colaborativo hacen posible trabajar de forma asincrónica.

Enviamos y recibimos información a nuestra conveniencia y esperamos que otros respondan. Sin poder vernos y escucharnos, la realidad es que se pierde mucha información. Estos son algunos desafíos de trabajar de esta forma.

• La mayoría de la gente no es buena para expresar sus pensamientos y sentimientos por escrito.
• Mala comunicación que puede llevar a malentendidos. Solemos hacer muchas suposiciones sobre el nivel de comprensión de los demás.
• Muchas de las respuestas rápidas, como una seña o un ‘esto está bien’ se demoran mucho más en el medio escrito.
• La falta de confianza en el uso de las herramientas.
• La sensación de marginación en caso de no poder participar en reuniones ‘en vivo’.

Consejos para trabajar asincrónicamente

• Acordar y comunicar los objetivos, poniéndolos en un lugar al que todos puedan acceder.
• Asegúrate de que todos tengan claro quién es responsable de qué y de que sepan utilizar las herramientas.
• Invitar a una retroalimentación específica. Si requieres solo una aprobación, no es necesario una respuesta elaborada. Muchas plataformas de oficinas virtuales tienen este tipo de funcionalidades incorporadas.
• Nunca asuma un acuerdo, siempre pide una respuesta o decisión clara. Pide siempre una confirmación (un acuse de recibo) para cada comunicación.
• Si se solicita una respuesta, hazlo con prontitud.
• Considera el uso de emoticonos y otras ayudas visuales para poder distinguir el tono de los comentarios.