En los tiempos de prosperidad, y mientras se apliquen estrategias que garanticen el futuro de una idea de negocio, a una empresa no le tiene que ir mal. Lamentablemente muchas crisis son inesperadas, especialmente si ocurren catástrofes naturales o pandemias.

Una organización que se plantee durar muchos años en el mercado debe pensar en estas vicisitudes, por medio de la aplicación de un plan de contingencia y continuidad de un negocio, estableciendo los protocolos más convenientes para la compañía.

Las empresas no deben esperar que una emergencia ocurra, y para ello deben contar con empleados que estén lo suficientemente capacitados para sortear estas crisis. Si tienes una empresa y deseas atravesar exitosamente estos problemas, este artículo es justamente lo que andabas buscando.

Por este motivo te explicamos con detalle qué es un plan de contingencia y continuidad de un negocio, de qué forma puedes aplicarlo, y cuál es la importancia de un plan de emergencia en momentos de crisis.

¿Qué es una contingencia?

Para entender con mayor claridad en qué consiste un plan de contingencia, hay que definir antes qué es una contingencia. Se trata de un hecho de naturaleza inesperada que perjudica la situación financiera, imagen corporativa y cuota de mercado de una empresa.

Suele manifestarse como un evento negativo, aunque también pudiese generar ganancias imprevistas. Cualquier eventualidad que frene abruptamente el desempeño normal de una compañía, puede traer males a la misma, a pesar de que la interrupción se deba al azar.

Por ejemplo, a finales de 2019 en Wuhan, China, se comenzaron a ver casos de una enfermedad llamada Covid-19 (CoronaVirus Disease-2019), y se pusieron de manifiesto todas las eventualidades propias de una epidemia: contagio acelerado, muertes, escasez de productos, etc.

Muchas compañías en China y el resto del mundo cerraron temporalmente y enviaron a sus trabajadores a casa por motivo del contagio. Este evento hizo mella en la economía, ya que nadie producía dinero o ganancias, trayendo un impacto negativo a las empresas.

¿En qué consiste un plan de contingencia?

Ahora bien, un plan de contingencia especifica las medidas que se toman para permitir que una empresa continúe trabajando en momentos de emergencia. La crisis en cuestión puede ser un terremoto, incendio, huracán y otros fenómenos naturales.

No obstante, la emergencia puede surgir producto de crisis financieras, problemas con el personal e incluso enfermedades. Más allá de la situación que ocurra, tu empresa debería estar lista para sortear incidentes que afecten su operatividad constante.

Si bien es cierto que los fenómenos naturales o pandemias no se pueden evitar, lo que definitivamente puedes manejar es el efecto colateral de la emergencia. Reaccionar de manera asertiva en estos momentos es lo mejor mientras puedas activar un plan de contingencia.

Los planes de contingencia no son exclusivos de empresas privadas, sino que los entes gubernamentales deben tomar acciones, especialmente si son estos los que decretan estados de emergencia. Esto siempre y cuando en una sociedad exista la costumbre de pagar impuestos.

Por ejemplo, algunos gobiernos a raíz de la contingencia del CoronaVirus, tomaron la resolución de donar mascarillas desechables a quienes no las portan o bien indemnizar a los ciudadanos por efecto de los ceses en la operatividad de las empresas.

Desarrollando un plan de contingencia

Es importante que todas las organizaciones se protejan y preparen a la hora de reaccionar a incidentes que afecten la operatividad, pongan en riesgo el futuro de un proyecto corporativo o deterioren la imagen de las mismas.

Todo esto debe hacerse con la finalidad de recuperar el flujo normal de trabajo, en un plazo en el que no se vea comprometida la continuidad de la empresa.

Para contrarrestar los efectos que produce una catástrofe cualquiera, tenemos para ti un conjunto de pasos que te permitirán desarrollar un plan de contingencia. En caso de que desees armar un plan más detallado, siempre puedes contactar a un consejero experto para que te asesore.

• Es importante que identifiques las situaciones riesgosas dentro de tu empresa.
• Evalúa las actividades de mayor criticidad y prioridad en tu organización, analizando cuán pronto debes reanudarlas.
• Define qué elementos son necesarios para que tu proyecto de negocios continúe operando.
• Elige a un líder y a su equipo de trabajo correspondiente para que pueda ejecutar un plan acorde.
• Demarca todas las estrategias que vas a seguir antes de la contingencia, y las medidas que ayudarán a mitigar el incidente en caso de que se produzca.
• Crea una respuesta inmediata a la contingencia. Esto implica estabilizar la situación, suprimir las amenazas y prever riesgos secundarios.
• Considera el lugar en el que vas a retomar actividades de forma inmediata, si en las instalaciones de la empresa o en un sitio alternativo.
• Trata de reservar algo de capital para gastos ordinarios.  Procura que sea una cantidad de dinero equivalente a un mes aproximadamente.
• Realiza de forma periódica simulacros, y corrige todos los errores que se produzcan hasta que el simulacro se haga correctamente.
• Revisa el plan de contingencia cada cierto tiempo, y haz todos los ajustes que creas convenientes.

Importancia de los planes de contingencia y continuidad de un negocio

Entre los principales propósitos de un plan de contingencia se encuentra garantizar el bienestar de los empleados a nivel de salud y seguridad. Esto también aplica para clientes y demás suplidores que hacen visitas a tu negocio.

Estos planes tienen como función proteger tu empresa, a fin de seguir cumpliendo con los deberes contractuales y contribuir con el porvenir económico local. De lograrlo aseguras el trabajo y resguardas el sustento de tus empleados a fin de multiplicar la economía.

Una vez tengas estas metas en mente, debes identificar todos los escenarios de emergencia, vicisitud o catástrofe que pudiesen conducir a tu empresa hacia una situación crítica. Realiza un plan de contingencia evaluando las particularidades del posible escenario adverso.