La toma de decisiones es una tarea compleja, y no importa cuántos factores creas controlar, la realidad es que nuestra energía y atención no es infinita. Decidir qué acciones tomar y cuáles tareas priorizar es de las labores más exigentes de un gerente.

A veces es útil tener herramientas simples que te ayuden a saber dónde concentrar tu energía para obtener el máximo rendimiento. De seguro has oído una regla empírica llamada regla del 80/20, también llamada principio de Pareto, y que puede ser adaptada a muchas circunstancias.

Una técnica de análisis estadístico que utiliza este principio se denomina precisamente análisis de Pareto. Se emplea en la toma de decisiones para elegir un número pequeño de tareas que producen un efecto global significativo.

Tomemos como ejemplo la mejora de la calidad. Acá el principio de Pareto indica que la gran mayoría de los problemas (el 80%) se producen por unas pocas causas clave (20%). Esta técnica también se conoce como los pocos vitales y los muchos triviales.

Al aplicar esta técnica de análisis puede ser útil aplicar el diagrama de Pareto, una representación gráfica de los factores que afectan una situación. Pero antes hablemos un poco de los antecedentes.

Origen del análisis y el diagrama de Pareto

En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto hizo una curiosa observación de que el 20% de la población concentraba el 80% de la propiedad en Italia. Muchos años después, el ingeniero rumano-estadounidense Joseph M. Juran generalizó esta afirmación.

Observando las estadísticas de los países observó que, por sorpresa, siempre surgía una distribución similar. Juran lo nombró principio de Pareto, en honor al primero que realizó la observación. Pero el principio de Pareto se puede aplicar a casi todo dentro de una organización.

• El 80% de las quejas de los clientes surgen del 20% de los productos y servicios.
• El 20% de los productos y servicios representan el 80% de los beneficios.
• El 20% de una fuerza de ventas produce el 80% de los ingresos de su empresa.
• El 20% de los defectos de un sistema causan el 80% de sus problemas.

El Principio de Pareto tiene muchas aplicaciones en el control de calidad. Es la base del diagrama de Pareto, una de las herramientas clave utilizadas en el control de calidad total y Six Sigma, dos metodologías muy conocidas.

Diagrama de Pareto y para qué sirve

Un diagrama de distribución de Pareto es un gráfico de barras verticales en el que los valores se trazan en orden decreciente de frecuencia relativa de izquierda a derecha. Estos valores representan variables estadísticas que se desean estudiar en cada caso.

Los gráficos de Pareto son extremadamente útiles para analizar qué problemas necesitan atención en primer lugar. Esto es así porque las barras más altas del gráfico ilustran claramente qué variables tienen el mayor efecto acumulativo en un sistema dado.

En el gráfico de barras se puede superponer un gráfico de puntos, que muestra la frecuencia relativa acumulada.

Dado que los valores de las variables estadísticas se colocan en orden de frecuencia relativa, el diagrama revela claramente qué factores tienen mayor impacto y dónde es probable que la atención produzca mayores beneficios.

El diagrama de Pareto proporciona una representación gráfica del principio de Pareto. Es una de las siete herramientas básicas de control de calidad.

Un ejemplo sencillo del diagrama de Pareto

Un diagrama de Pareto puede utilizarse para desafiar la intuición y los prejuicios de un gerente sobre una situación. Utilizando datos duros en lugar de la intuición, no quedan dudas sobre qué problemas están influyendo más en el resultado.

Por ejemplo, tenemos una tienda de artículos electrónicos que está viendo un declive en su volumen de negocios. Antes de que el gerente hiciera una encuesta a los clientes, asumió que el declive se debía a la insatisfacción de los clientes con la mercancía, culpando a sus proveedores.

Sin embargo, después de graficar la frecuencia de las respuestas en su encuesta a los clientes, el gerente puede desafiar sus prejuicios. Al recopilar los datos y mostrarlos en un diagrama de Pareto, el gerente puede ver qué vari          ables estaban teniendo más influencia en la realidad.

Por ejemplo, las dificultades de estacionamiento, los vendedores poco informados, la mala iluminación y el no poder ver los productos en línea pueden ser más importantes que la insatisfacción con la mercancía.

Siguiendo el Principio de Pareto, esas son las áreas en las que debe centrar su atención para recuperar el negocio.

Beneficios de aplicar el diagrama de Pareto

Dentro de la organización la aplicación de un análisis de Pareto, y la construcción del diagrama, puede aumentar la eficiencia organizativa y la capacidad para resolver problemas. Acá vemos tres beneficios de aplicar el análisis de Pareto dentro de una organización.

Identificar problemas que afectan la eficiencia

Se puede aplicar un análisis de Pareto antes de hacer cambios necesarios dentro de una organización. Una vez que se enumeran los problemas, se clasifican por orden de mayor a menor gravedad.

Los problemas clasificados más graves deben convertirse en el principal foco de atención para la resolución o mejora de los problemas. Centrar los recursos en resolver las causas de estos problemas contribuye a la eficiencia de la organización.

Mejorar la capacidad grupal de resolución de problemas

Un análisis de Pareto permite organizar los problemas relacionados con el trabajo en hechos cohesivos. Una vez que hayas esbozado claramente estos hechos, puedes comenzar la planificación necesaria para resolver los problemas.

Los miembros de un grupo pueden realizar juntos un análisis de Pareto. Llegar a un consenso grupal sobre las cuestiones que requieren cambios fomenta el aprendizaje organizativo y aumenta la cohesión del grupo.

Mejoras en la toma de decisiones futuras

Las personas que realizan un análisis de Pareto pueden medir y comparar el impacto de los cambios que tienen lugar en una organización.

Centrándose en la resolución de problemas, los procesos necesarios para realizar los cambios se documentan durante un análisis de Pareto. Esta documentación permitirá una mejor preparación en la toma de decisiones para futuros cambios.