¿Alguna vez te has preguntado cómo hacen las empresas para elaborar un producto de primera y no morir en el intento? Cuando a un producto se le certifica como el de “mayor calidad”, significa que los procesos que involucran su elaboración se han perfeccionado a lo largo del tiempo.

Este tiempo puede estimarse en meses o años, dependiendo de cómo actúen los departamentos de gestión de la calidad. Cuando se requiere de eficacia en la fabricación de productos, hay que llevar la comunicación entre trabajadores hacia un nuevo nivel y es por eso que existe el modelo Kanban.

El modelo Kanban se implementa cuando lideras un grupo de trabajadores y debes dejar instrucciones escritas en el producto en proceso o en el cronograma de fabricación, especialmente si repetir instrucciones no es suficiente para mejorar los resultados.

Kanban es una filosofía que nace del sentido común, lo cual se entiende claramente en el momento que se estudia y aplica. Si estas interesado en implementar este modelo, te invitamos a seguir leyendo. Por ello te hablaremos del modelo Kanban, sus características y las ventajas que ofrece.

¿En qué consiste el modelo Kanban?

Se trata de una metodología que se aplica para registrar acciones y procedimientos por medio de señales visuales. La empresa pionera en desarrollar este modelo fue Toyota, con la finalidad de fomentar la excelencia durante la fabricación.

Dicho de otra manera, consiste en un sistema de administración de inventario y flujo de producto en proceso, en el que se usan pequeñas hojas autoadhesivas denominadas post-its. Es un tipo de gestión visual ya que emplea los colores a manera de señalización.

Pueda que te preguntes ¿por qué los post-its? ¿no son los mismos papeles que se emplean en las oficinas como recordatorios o para dejar notas? Exactamente, pues la intención del método es usar materiales del día a día que no sean caros, y así generar trazabilidad en el proceso.

Funcionamiento de esta metodología

En primer lugar, el modelo Kanban se fundamenta en referencias que se puedan ver. Los papeles de colores se colocan en productos, lugares de la compañía, carteleras e incluso computadoras que incluyan un programa electrónico del Kanban.

La agilidad a la hora de ver e interpretar hace que la comunicación entre los trabajadores sea más rápida y eficaz, especialmente cuando todos saben específicamente qué tareas se deben hacer y cuales han culminado.

El método se sustenta en la plataforma de producción por extracción, es decir, la fabricación de un producto nuevo solamente empieza cuando se vende un ejemplar del inventario, distinguiéndose claramente del modelo fordista o de producción constante.

De esta manera se incluían paredes visibles en la línea de proceso de la empresa, al mismo tiempo que papeles de diferentes tamaños y colores para especificar las acciones culminadas, las que se estaban ejecutando y las que no habían empezado.

Características del modelo Kanban

Mover tarjetas de un sitio a otro

En cada tarjeta se define una tarea, y mientras más alto se ubique una fase, mayor será su importancia. Existe un flujo permanente en el que estas tarjetas avanzan de acuerdo al grado de ejecución.

En muchas de las aplicaciones Kanban se puede modificar la posición de una tarjeta y moverla en una lista en función de su importancia.

Asignar tarjetas a personas

Las aplicaciones Kanban son instrumentos colaborativos en los que se invita a diferentes integrantes y clientes. Se pueden invitar personas para que se unan a una tarjeta en particular o al tablero. Los interesados pueden editar y dejar notas en las tarjetas para movilizarlas a otra etapa.

Agregar comentarios en las tarjetas

Las aplicaciones de Kanban para la administración de proyectos disponen de limitado espacio para agregar notas en las tarjetas. Muchas de ellas incluyen campos de descripción, permitiendo añadir archivos que se relacionen. Esto fomenta las conversaciones entre colegas del grupo de trabajo.

Añadir listas para el control

Las tarjetas pueden tener una o varias listas de verificación. En las tarjetas puede incluirse el porcentaje completado de verificación, permitiendo que observes las etapas que atraviesa un proceso.

Constituir límites en procura del avance del proyecto

Existen aplicaciones de Kanban que restringen el número de tareas que se pueden añadir a una lista. De esta forma se limita la cantidad de tarjetas por columna. Es una delimitación que trabaja en función del avance del proyecto, y la presencia de muchas tareas denota que hay mucho por hacer.

Identificación de una tarjeta

Las etiquetas son muy útiles a la hora de especificar los estatus de las tarjetas, tales como el nivel de complejidad o la necesidad de ayuda de algunos trabajadores en concreto.

Incluir fechas de vencimiento en tarjetas

Establecer plazos en tarjetas de Kanban para su elaboración conduce a la ejecución de la tarea durante un periodo específico. Numerosas aplicaciones se encargan de enviar recordatorios de fechas, muy oportunas para estos casos.

Utilizar las tarjetas como calendarios

Buena parte de las aplicaciones Kanban te dan la oportunidad de habilitar una vista de calendario, lo cual refleja la revisión de plazos de ejecución o de las fechas de entrega y vencimiento.

Beneficios de los sistemas Kanban

• Incrementa la flexibilidad de las operaciones relacionadas con la fabricación y el transporte.
• De utilizarse un sistema informático, se puede conocer la situación de los productos a cada instante, y dar instrucciones que se fundamenten en el estatus actual de cada puesto de trabajo.
• Visualizar a tiempo el trabajo inútil y reducir el exceso de papeleo.
• Control del inventario de materias primas y producto terminado.
• Facilidad para dar prioridad en la producción, pues el producto de mayor relevancia o urgencia se pone por encima del resto.
• Evita que los trabajadores permanezcan ociosos, ya que se establece un control de las tareas que éstos realizan en determinado momento.
• Disminuye el tiempo de realización de ciertos procesos, pues al involucrar a varios en una sola tarea hace que estas se completen en el menor tiempo posible.
• Es sencilla y fácil de implementar, a raíz de que se elimina la burocracia propia de los procesos productivos, que conllevan la elaboración de cartas, informes y notas.
• Disminuye los costos y los desechos dentro de la empresa.