Independientemente de cuál sea tu objetivo, la clave para alcanzarlo es siempre la misma. La mejor, y quizás la única, manera de convertir una meta abstracta en una realidad alcanzable es crear un plan de acción.

Tener un plan de acción sólido es extremadamente importante para cualquier emprendedor. Este les permite destacar los pasos que deben seguir para alcanzar sus objetivos. Todo plan estratégico necesita un plan de acción para darle vida.

Un plan de acción permite tener una clara comprensión del marco temporal en el que cada uno de sus pasos debe ser completado.

Lleva tus sueños al siguiente nivel

Muchos propietarios de pequeñas empresas son grandes soñadores, llenos de grandes ideas. Pasan horas hablando sobre lo que les gustaría lograr, pero nunca en términos concretos.

De forma rutinaria repiten las mismas actividades ineficaces una y otra vez, y luego se preguntan por qué no llegan a ninguna parte. El hecho es que cuando un emprendedor se fija un objetivo medible, es mucho más probable que los alcancen.

Eso significa no sólo definir sus objetivos, sino también definir los recursos, el tiempo y el dinero que necesitarán invertir para alcanzarlos.

Alcanzar tus metas, incluso las grandes metas, no requiere necesariamente brillantez o talento. Sin embargo, sí requiere determinación y tenacidad. Pero, sobre todo, necesitas un plan de acción realista.

Si no planeas algo, entonces están planeando fallar, según una famosa frase atribuida a Benjamin Franklin.

¿Qué es un Plan de Acción?

Un plan de acción es una lista de pasos o tareas que se deben completar para lograr los objetivos que tú o tu organización se han fijado. El plan de acción es una parte esencial del proceso de planificación estratégica y ayuda a mejorar la planificación del trabajo en equipo.

Un plan de acción no es solo una herramienta en la gestión de proyectos. Los planes de acción pueden ser utilizados por cualquiera para preparar una estrategia para lograr sus propias metas personales también.

Los componentes de un plan de acción incluyen:

• Una descripción bien definida del objetivo a alcanzar.
• Las tareas o pasos que deben realizarse para alcanzar el objetivo.
• Las personas que se encargarán de llevar a cabo cada tarea.
• ¿Cuándo se completarán estas tareas (plazos e hitos importantes)?
• Los recursos necesarios para completar las tareas.
• Medidas o métricas para evaluar los progresos.

Lo bueno de tener todo listado en un solo lugar es que facilita el seguimiento del progreso y la planificación efectiva de cada tarea y de cada recurso.

¿Por qué necesitas un Plan de Acción?

A veces las empresas no dedican suficiente tiempo a elaborar un plan de acción antes de emprender una iniciativa. En la mayoría de los casos esto conduce al fracaso.

La planificación te ayuda a prepararte para los obstáculos que te esperan y a mantenerte en una ruta definida. Con un plan de acción efectivo, puedes aumentar tu productividad y mantenerte concentrado.

Aquí hay algunos beneficios de establecer un Plan de Acción:

• Te da una dirección clara. Como un plan de acción destaca exactamente los pasos que se deben dar y cuándo se deben completar, sabrás todo lo que necesitas hacer en cada momento.
• Tener tus metas escritas y divididas en pasos te dará una razón para mantenerte motivado y comprometido a lo largo del proyecto. 
• Con un plan de acción, puedes medir tus progresos hacia lograr el objetivo.
• Como el tiempo y los recursos no son infinitos, un Plan de Acción te ayudará a priorizar tus tareas basadas en el esfuerzo requerido y en el impacto en el logro del objetivo final.

¿Cómo escribir un Plan de Acción?

Crear un plan de acción parece, al menos inicialmente, una tarea bastante fácil. Pero hay varios pasos importantes que hay que seguir con atención para obtener lo mejor de él. Aquí te explico cómo hacerlo en 6 simples pasos.

Definir tu objetivo final

Si no tienes claro lo que quieres hacer y lo que quieres conseguir, nunca sabrás si has tenido éxito o has fracasado. Si estás planeando emprender una nueva iniciativa empieza por definir dónde estás y dónde quieres estar.

Si estás resolviendo un problema analiza la situación y explora posibles soluciones antes de priorizarlas. Luego escribe tu objetivo.

Enumera los pasos a seguir

Ya tienes claro tu objetivo. ¿Qué exactamente debes hacer para lograrlo? Crea una lista donde se enumeren todas las tareas a realizar, fechas de entrega y personas responsables.

Es importante que se asegure de que todo el equipo esté involucrado en este proceso y tenga acceso al documento. De esta manera todos serán conscientes de sus funciones y responsabilidades en el proyecto.

Asegúrate de que cada tarea esté claramente definida y sea alcanzable. Si te encuentras con tareas más grandes y complejas, divídelas en otras más pequeñas que sean más fáciles de ejecutar y manejar.

Prioriza las tareas y añade plazos

Es hora de reorganizar la lista priorizando las tareas. Algunos de las tareas puede que necesiten prioridad, pues su ejecución puede bloquear a otras, o utilizar recursos que sean necesarios en otro paso.

Añade plazos, y asegúrate de que sean realistas. Consulta con la persona responsable de llevarlos a cabo para entender su capacidad antes de decidir los plazos.

Establece hitos

Los hitos pueden ser considerados como mini objetivos que conducen al objetivo principal al final. La ventaja de añadir hitos es que dan a los miembros del equipo la motivación de alcanzarlos, incluso cuando la fecha final de entrega esta lejos.

Empieza por el objetivo final y trabaja hacia atrás marcando hitos. Recuerda no dejar pasar demasiado tiempo, o demasiado poco, entre los hitos que establezcas.

Identificar los recursos necesarios

Antes de empezar el proyecto, es crucial que te asegures de tener todos los recursos necesarios a mano para completar las tareas. Y si no están disponibles en este momento, primero tienes que hacer un plan para adquirirlos.

Esto también debe incluir un presupuesto. Puedes asignar una columna de tu plan de acción para marcar el costo de cada tarea si es que hay alguno. 

Visualizar tu plan de acción

El objetivo de este paso es crear algo que todos puedan entender de un vistazo y que pueda ser compartido con todos. Este documento debe ser fácilmente accesible para todos y debe ser editable.

Ya sea que tu plan de acción tenga la forma de un diagrama de flujo, un diagrama de Gantt o una tabla, asegúrate de que comunique claramente los elementos que hemos identificado hasta ahora: tareas, responsables de las tareas, plazos, recursos, etc.

Supervisar, evaluar y actualizar

Asigna un tiempo para evaluar el progreso que has hecho con tu equipo. Puedes marcar las tareas que se completan en este plan de acción final, y así evaluar el estado de tu progreso hacia el objetivo final.

Esto también revelará tareas que están pendientes o retrasadas, en cuyo caso necesitas averiguar por qué y encontrar soluciones adecuadas. Y luego podrás actualizar el plan de acción en consecuencia.