Cuando nos proponemos hacer un conjunto de tareas, especialmente si tenemos que cumplir plazos prestablecidos, lo mejor en este caso será realizar horarios y establecer prioridades, de modo que los objetivos se cumplan y nos sintamos bien con nosotros mismos.

Sin embargo, hacer un horario no les funciona a todos ya sea por falta de disciplina o porque no existe una motivación. Pero antes de tirar la toalla, lo mejor en este caso es seguir buscando métodos para gestionar el tiempo, y la matriz de administración del tiempo es un buen ejemplo.

Y es que fijar prioridades es, por consiguiente, la única alternativa que sirve para cerciorarnos que abordamos las tareas y objetivos fundamentales de la forma correcta, dejando para después todo lo secundario, como entretenernos con un pasatiempo o aprender nuevas cosas.

Si eres una persona que tiene problemas para administrar su tiempo en el ámbito personal o profesional, entonces sigue leyendo. Descubre en qué consiste una matriz de administración del tiempo, y cómo puedes construirla.

¿Qué es la matriz de administración del tiempo?

Consiste en una herramienta de trabajo que sirve para establecer prioridades en tareas, así como también gestionar la carga de tareas laborales. Su creador fue Dwight D. Eisenhower, un general del ejército norteamericano y 34vo presidente de los Estados Unidos.

Este presidente fue conocido por su alto grado de productividad, al punto que numerosos expertos han estudiado meticulosamente su enfoque para priorizar objetivos y gestionar el tiempo de forma inteligente.

Uno de estos individuos fue Stephen Covey, quien en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, compiló los estatutos de Eisenhower a manera de técnicas sencillas, denominadas La matriz de Eisenhower.

Ahora bien, la matriz de Eisenhower es una estrategia que te ayuda a cumplir en acciones esta cita del expresidente: Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes.

Esto quiere decir que debes analizar cuáles son las tareas que tienes que cumplir, y evaluarlas en función de su urgencia e importancia.

Funcionamiento de la matriz de Eisenhower

Las empresas y los trabajadores pueden aplicar este modelo para planificar, encargar, anticipar y programar actividades diarias o a la semana. Cuando asignas tareas a estos cuadrantes, determinas qué tan urgentes son y estableces cómo afrontarlas de forma correcta:

Cuadrante de las tareas importantes y urgentes

Se trata de problemas que son apremiantes o inconvenientes de carácter inminente. También puede tratarse de proyectos cruciales dentro de una compañía, cuya fecha de cumplimiento se encuentra cercana.

A pesar de lo paradójico, expertos recomiendan que a este cuadrante es al que menos tiempo debemos dedicar, ya que hacerlo implica que se ha planificado mal el enfoque a los demás cuadrantes y que hemos dejado para el último minuto el trabajo más importante.

Cuadrante de las tareas importante pero no urgentes

En este cuadrante debes proceder de forma contraria al anterior, ya que al tener tiempo suficiente para cumplir estas tareas solemos retrasarlas. Sin embargo, este es justo el aspecto al que debemos prestar más atención y esmero para que no nos agarre la fecha tope.

Ahora bien, las personas que son efectivas en sus funciones no se concentran en los problemas que son urgentes sino en aquello que representa una oportunidad por lo que, de acuerdo a especialistas, actúan de manera previsiva.

Cuadrante de no importantes pero urgentes

Se confunde generalmente con el primer cuadrante, por lo que muchos se apuran en resolver asuntos urgentes, pero sin importancia. Con frecuencia, la presión por resolver viene de las expectativas de otros colegas, pero no corresponde ni con la empresa ni con nuestra agenda.

Cuadrante de los no importantes ni urgentes

Como puede leerse, este cuadrante es el que tiene menos interés en relación con los demás, por lo que las tareas que se sitúen en él solo deben abordarse cuando el resto hayan sido solucionadas. Incluso podemos delegar estas tareas a otros o borrarlas de la agenda.

¿Cómo usar la matriz de Eisenhower para administrar tu tiempo?

Está claro que la configuración de los cuadrantes tiene el mismo orden en el que las tareas deben tenerse en consideración. Por ejemplo, el primer cuadrante registra tareas que de no ser tomadas en cuanta inmediatamente, afectan el rendimiento de una compañía.

En el caso del segundo cuadrante, abarca las tareas de importancia, pero que se pueden llevar a cabo sin apresurarse. De esta forma muestran una buena gestión del tiempo, pues se han sabido organizar para evitar crisis a causa de rozar las fechas límite.

Si le das mayor prioridad al tercer y cuarto cuadrantes en el ámbito profesional, quiere decir que estás dando lugar a distracciones y elementos que afectan la administración asertiva del tiempo. Es fundamental que no caigas en estos hábitos frecuentemente.

La buena gestión de los plazos involucra que te concentres en el segundo cuadrante y estudies sus criterios para concebir una planificación que maneje inteligentemente las tareas.

Las metas de índole personal, profesional, organizacional, familiares, etc., solamente puedes cumplirlas en la medida que encuentres un equilibrio en el tiempo de todas ellas, de modo que no afecten tu calidad de vida ni de la cualquiera que desee materializar sus metas.